مقدمه

شركت سهامي عام نمونه (در شرف تأسيس) طراحي سيستم اطلاعاتي خود را به ما واگذار مي‌نمايد و از ما خواسته مي‌شود كه با توجه به طبيعت فعاليت شركت موردنظر (شركت در زمينه توليد و فروش فرش ماشيني به فعاليت خواهد پرداخت) و حجم معاملات مختلف، تعداد كارمندان و ظرفيت شركت سيستمي طراحي شود كه با توجه به اصل فزوني منافع جو مخارج وظايف زير را به نحو احسن انجام دهد:

1ـ كليه اطلاعات مورد نياز مديران را براي انجام امور شركت فراهم نمايد. 2ـ گزارش نتايج عمليات شركت را براي ذينفع (سهامداران، بستانكاران، بانكها و … ) تأمين كرده و در اختيار آنان قرار دهد.

3ـ نحوه و ترتيب ثبت و گزارش اطلاعات به طور كارآ و مؤثر باشد.

4ـ اندازه‌گيري و سنجش اشكال مختلف عمليات سازمان را در برگيرد.

5ـ كنترلهاي داخلي را فراهم نايد تا به بهترين نحو از اشتباهات، سوءاستفاده‌ها و تقلبات جلوگيري نمايد. بطور كلي سلسله مراتب ويژگيهاي كيفي اطلاعات حسابداري خواسته شده را به شكل نمودار صفحة 2 نشان مي‌دهيم.از آنجايي كه چارت (نمودار) سازماني از نكات قابل توجه در طراحي سيستم حسابداري مي‌باشد (به منظور اعمال كنترلهاي داخلي لازم و توسعه هماهنگ و روابط متقابل تشكيلات مختلف شركت)

  اولين سازمان يا تشكيلات اداري براي اداره امور مربوط به آب در كشور باعنوان بنگاه مستقل آبياري تاسيس و ضوابط و مقررات و اختيارات اين تشكيلات در ارديبهشت 1322 به تصويب رسيد. در اسفند ماه 1342 لايحة قانوني راجع به تأسيس وزارت آب و برق مورد تصويب قرار گرفت و بر مبناي آن، بنگاه مستقل آبياري نيز جزئي از تشكيلات این وزارت گرديد.

     سپس شرکتهای آب منطقه ای در دستور کار دولت قرار گرفت وبنابرین هيئت محترم وزيران در مورخ 4/10/1344 تأسيس سازمان آب منطقه اي فارس را بر اساس اساسنامه و آئين نامة مربوطه به تصويب رساند و در 24 دي ماه 1348 تشكيل شركت سهامي سازمان آب منطقه اي فارس بعنوان متولي بخش آب در استانهای فارس ، بوشهر و کهگیلویه و بویراحمد را به مركزيت شيراز به تصويب كمسيونهاي مجلس وقت رسيد.

این وضعیت تا نیمه اول سال 1385 ادامه داشت که از این تاریخ با تاسیس شرکتهای آب منطقه ای در استانهای بوشهر و کهگیلویه و بویراحمد ، حوزه عمل این شرکت فقط در استان فارس می باشد.

 اهداف شرکت 
تامین آب شرب ، کشاورزی و صنعتی 
انجام مطالعات برای شناخت ، توسعه و بهره برداری از منابع آب و انرژی برق آبی. 
اجرای طرحهای سدهای مخزنی و انحرافی ، شبکه های آبیاری و زهکشی ، طرحهای تامین آب و آبرسانی شهری، اجرای طرحهای تغذیه مصنوعی. 
انتقال آب به بخشهای مختلف مصرف ، شبکه های آبیاری و زهکشی ، آبرسانی به شهرها و صنایع ، پایداری و ایمنی سدها ، مهندسی رودخانه ها و سواحل ، کنترل سیلاب ، تغذیه مصنوعی و تولید انرژی برق آبی. 
بهره برداری و نگهداری از تاسیسات و سازه های تامین آب و انتقال آب. 
بهره برداری از منابع آب در چار چوب سیاستها، ضوابط و برنامه های مصوب وزارت نیرو . 
جلب مشارکتهای مردمی و بخش غیر دولتی در اجرای توسعه منابع آب و شبکه های آبیاری و زهکشی ، آبرسانی به صنایع و شهرها، مهندسی رودخانه ها و سواحل ، انرژی برق آبی و بهره برداری و نگهداری از تاسیسات و سازه های آبی وبرق آبی . 
مطالعات پایه و حفاظت کمی و کیفی و نظارت بر بهره برداری از منابع آب ، واگذاری اشتراک به متقاضیان بر اساس تعرفه های مربوطه

 طراحي سيستم حسابداري شرکت سهامی آب منطقه ای فارس

با توجه به محاسن استفاده از كامپيوترها در سيستم حسابداري (پايين آ‌مدن هزينه پردازش اطلاعات، پردازش سريع، به موقع بودن گزارشها، صحت زياد و …) نحوه پردازش اطلاعات در اين سيستم با استفاده از نرم‌افزارهاي تهيه شده جهت سيستم بر اساس سيستم كامپيوتري طراحي گرديده است (پردازش كامپيوتري تركيبي از افراد، ماشين، برنامه‌ها و رويه‌هاي است كه براي كارآيي و اثربخشي سيستم حسابداري طراحي گرديده است)

همانطور كه مي‌دانيم در هر سيستم حسابداري و به منظور اعمال كنترلهاي داخلي لازم و يا مثلاً وارد كردن ارقام و ثبتها در دفاتر روزنامه و كل (كه از سوي مراجع ذي‌صلاح پلمپ بوده) و يا پرنمودن و تكميل اظهارنامه مالياتي و … بايد از سيستم دستي در كنار سيستم اصلي پردازش اطلاعات استفاده كرد.

با توجه به حجم و عمليات شركت و همچنين اعمال رويه‌هاي كنترل داخلي و تفكيك وظايف و نيز انعطاف‌پذير بودن سيستم (جوابگوي تغييرات و تعديلات احتمالي آتي به علت افزايش در حجم اطلاعات، تغييرات در روشهاي عملياتي و روشهاي پردازشهاي اطلاعات و … باشد)سيستم اطلاعاتي (حسابداري) شركت بصورت زير تقسيم‌بندي مي‌شود كه ما به طور مجزا هر زير سيستم را تعريف كرده و نقش و وظايف آن در سيستم كلي حسابداري و ارتباط متقابل يا ديگر زير سيستمها و همچنين فرمهاي مورد استفاده در هر زير سيستم را شرح مي‌دهيم:

1ـ مديرت مالي

2ـ كنترل مركزي، دفترداري و گزارشگري

3ـ دريافتها، پرداختها و قراردادها

4ـ حسابداري خريد

5ـ حسابداري فروش

6ـ حسابداري اموال

7ـ حسابداري حقوق و دستمزد

8ـ حسابداري صنعتي و انبارها

9ـ بودجه

10ـ حسابرسي داخلي

  1ـ مديريت مالي

مديريت مالي شركت تشكيل شده است از واحد مدير مالي و ساير زيرسيستمها واحد مدير مالي شركت افراد زير را شامل مي‌شود:

1ـ رئيس (مدير) امور مالي

2ـ معاون مدير مالي

3ـ منشي واحد

وظايف مدير امور مالي به شرح زير مي‌باشد.

1ـ وظيفه‌ اصلي مدير مالي اين است كه با استفاده و كنترل از گزارشهاي مالي اطلاعات اقتصادي و مالي در خصوص كاركنان، وجه نقد، ماشين‌آلات و مواد و … زير سيستمهاي مالي و هماهنگ نمودن فعاليت كاركنان تحت امر خود مديريت شركت را در زمينه برنامه‌ريزي و كنترل ياري دهد.

2ـ به منظور اعمال كنترل داخلي لازم هر گونه دريافت وجه، پرداخت وجه، كليه قراردادها و وامهاي دريافتي و يا وامهاي پرداختي به كاركنان بايد با نظر مدير مالي انجام گيرد.

3ـ به منظور اعمال كنترل لازم امضاي چكهاي حساب شركت فقط با امضاي مدير عامل شركت و مدير امور مالي انجام مي‌گيرد.

4ـ كليه اسناد حسابداري صادر شد. در زير سيستمها بايد به امضاي مدير مالي برسد.

5ـ مرخصي كاركنان مديريت مالي با هماهنگي مدير مالي صورت مي‌گيرد.

6ـ چون در نهايت مسئوليت هر گونه سوء‌استفاده، تقلب و يا اشتباه مالي با مدير مالي مي‌باشد، مدير مالي بايد با نظارت مستقيم و اعمال كنترل داخلي لازم به زير سيستمها و كاركنان، آنان را به پيروي از قوانين و مقررات شركت رهنمون سازد.

همانطور كه در وظايف مدير مالي شرح داده شده است اصلي‌ترين وظيفه مدير مالي در واقع ارائه گزارشات و كمك به مديران بالاتر جهت اهداف سازمان مي‌باشد به همين دليل بسياري از وظايف مدير مالي به جزء مواردي خاص (مانند امضاي چك كه فقط بايد به وسيله مديرمالي صورت گيرد) به معاون مدير مالي تفويض شده است. در واقع معاون مالي رابط ميان كاركنان مالي و مدير مالي مي‌باشد.

اهم وظايف پيش‌بيني شده معاون مدير مالي به شرح زير مي‌باشد:

1ـ آماده نموده و بررسي گزارشات مالي زير سيستمها براي ارائه به مدير مالي

2ـ كليه اسناد حسابداري مي‌تواند به امضاي معاون مالي نيز برسد.

3ـ مرخصي كاركنان نيز مي‌تواند با نظر معاون صورت گيرد.

4ـ اعمال نظارت مستقيم به كاركنان واحدهاي حسابداري به منظور پيروي از قوانين و مقررات در جهت كمك به مدير مالي.

5ـ و ساير وظايفي كه مدير مالي با توجه به حجم فعاليتها و غيره به معاون مالي تفويض مي‌نمايد.

اهم وظايف منشي واحد مديريت مالي به شرح زير مي‌باشد:

1ـ نگهداري اسناد حسابداري (تحويل گرفته شده از ديگر واحدها) براي امضاء مدير و بازگرداندن اسناد به واحدها

2ـ هماهنگ‌كننده ملاقاتهاي كاركنان با مدير و معاون مالي.